Kategori: Satınalma
Eklenme Tarihi: 21.11.2020 16:51
Yazar: Prof. Dr. Murat Erdal

Okuma Süresi: 6 dk

---

İşin Başladığı Yer
DOÄžRU TALEP ve SATINALMA MESLEĞİNÄ°N DOÄžRULARI
Prof. Dr. Murat ERDAL

Sektörde “satınalma taleple baÅŸlar taleple biter” sözünü çok sık duyarsınız. 
Satınalma bölümünün operasyonel rutini içerisinde iÅŸin baÅŸladığı ve bittiÄŸi yer ile mesleÄŸin doÄŸrularını deÄŸerlendirmemiz çok önemli. Bu yazının anafikri, talep gerçek ve doÄŸru tanımlanmışsa, satınalma operasyonları doÄŸru ilerler ve iÅŸler kolaylaşır. Talep hatalı ve eksik tanımlanmışsa, bütün satınalma çevrimi verimsiz ve tekrarlı iÅŸler. Talep sahibi, satınalma ve tedarikçi arasında baÅŸlayan ve zaman zaman diÄŸer departmanları da içine alan iletiÅŸim problemleri, gecikme ve maliyet kayıpları peÅŸ peÅŸe meydana gelir. Ancak mesleki olgunlukla problemlerin ve israfların önüne geçilebilir.

 

Satınalmanın Tanımı Üzerine…

 

Satınalma operasyonlarının temel doÄŸruları üzerine birlikte kısaca düÅŸünelim.

Satınalma tanımı yaparken “7 DoÄŸru” sıklıkla hatırlanır. DoÄŸru miktardaki doÄŸru ürün ve hizmetlerin doÄŸru tedarikçilerden doÄŸru kalitede doÄŸru maliyette doÄŸru yer ve doÄŸru zamanda temin edilmesi iÅŸidir. Bu tanım için mesleÄŸin A – B – C’si de denilebilir. Tabi bu deÄŸerlendirmenin daha çok özel sektör tabanlı olduÄŸunu kabul etmek gerekir. Alım operasyonlarının kapsamı büyüdükçe ve kamu sektörünü de gözönünde bulundurduÄŸumuzda 3 DoÄŸru daha ilave edebiliriz. DoÄŸru mevzuat, doÄŸru ÅŸartname ve doÄŸru ihale. Dikkat ettiniz mi? Ne çok doÄŸru oldu? Sektör, firma ve bölüm doÄŸruları ise bizi bambaÅŸka tartışmalara götürecek.

 

Talep ve Talep Sahibi Üzerine…

 

Satınalma bölümünün iÅŸletme içerisindeki geleneksel rolü “organizatör” kimlikle özdeÅŸ. 
Özetle birimlerden gelen “taleplerin karşılanması”. Bu dar anlamda bakış açısı iÅŸletme içerisindeki yapı ve ona baÄŸlı devam eden “satınalma kültürü” ile yakından ilgili.  Tepe yönetim ve diÄŸer departman yetkilileri gözünde klasik algının deÄŸiÅŸmesi ve günümüzdeki stratejik rollerin anlaşılması ve evrimleÅŸmesi elbette kolay deÄŸil. Bu konuyu ayrıca tartışacağız. Ama bu yazımızda izninizle sadece geleneksel rol üzerinde ilerleyelim.

 

Ä°ÅŸletmelerde genel çerçevede ihtiyaçlar ve harcama kalemleri özünde üç aÅŸağı beÅŸ yukarı önceden bilinmektedir. Yıllık iÅŸ planı, aylar bazında ihtiyaçların ve harcamaların dağılımı bütçede belirtilmiÅŸtir. Planlamalarda iÅŸletme faaliyetler bütünü, yatırım kararları, süregelen operasyonlar için gereksinimler, kapasite kullanımı ve tahminleme bilgisi bir potada yoÄŸrulmaktadır.

 

Talep sahibinin kimliÄŸi, ihtiyacın ortaya çıkışı ve problemin tanımlanması ile baÅŸlayalım.
Ä°htiyacın ortaya çıkış zamanı, kapsamı ve niteliÄŸi nedir? Yeni bir alım mı? Yoksa yineleme mi?
Ä°htiyacın kağıda dökülmesi yani ayrıntılı bir biçimde alınışı iÅŸi somut hale getirir. Sisteme girilmesi ya da satınalma bölümüne bir ÅŸekilde iletilmesi iÅŸin ilk aÅŸamasıdır. Bu aÅŸama satınalmada idari boyut olarak bilinir. Satınalma, her zaman ve koÅŸulda ihtiyacın tüm yönlerini, nicelik ve niteliÄŸini analiz eder. Talebin doÄŸruluÄŸu nedir ? Gerçek bir talep mi ? SöylenildiÄŸi gibi ivedi mi ? Talep sahibi birimle daima iÅŸin kapsamı ve içeriÄŸi konusunda görüÅŸ alış veriÅŸinde bulunulur. Her görüÅŸmede taraflar arasında yeni öneriler ve revizeler gündeme gelir. SaÄŸlıklı bir operasyon için bu önerilerden faydalanmak gerekir. 

Ä°ÅŸin niteliÄŸine, teknik özelliklerine ve büyüklüÄŸüne baÄŸlı olarak ise ÅŸartname hazırlanır. Talep sahibi birimler, ilgili uzmanların katılımı ve satınalma bölümünün desteÄŸi ile gereksinimi ayrıntılı bir ÅŸekilde bu ÅŸartnamede ortaya koyarlar. Hedef, amaca uygun doÄŸru alımı gerçekleÅŸtirmek, olası tüm kötü senaryo ve olumsuz sapmaların önüne geçmektir. 

 

Satınalmanın merkezi rolü ve ticari boyutlarda devreye girmesi organizasyona baÄŸlı olarak deÄŸiÅŸim gösterebilir. Ä°lgili bölümler belirli sınırlar (kategori ve limitler) ve yetkiler içerisinde harcama yapabilmektedir. Bu tür yapılarda talep sahibi birimlerin kısmi özgürlüÄŸünden bahsedilebilir.

 

Ä°malat iÅŸletmelerinde ihtiyaçlar müÅŸteri sipariÅŸleri ve üretim operasyonları ile doÄŸrudan ilgilidir. Talep sahibi birim üretimdir. Dışarıdan alınan hammadde, hazır parça ve yarı mamul doÄŸrudan imalatta kullanılır. Fabrika tesis yönetimi ve tamir-bakım gibi konuları da düÅŸündüÄŸünüzde harcamaların büyük bir yüzdesi doÄŸrudan ve dolaylı bir ÅŸekilde üretimle ilgilidir. Bu nedenle üretim, planlama ve satınalma yöneticileri arasında koordinasyon büyük önem taşır. Tam zamanında üretim ve proje takviminde müÅŸteriye teslimat. Üretim programı devam ederken her yeni sipariÅŸ ve araya giren iÅŸler üretim planının revize edilmesini ve ötelemeleri de beraberinde getirir. Yeni koÅŸullarla birlikte oluÅŸan yeni durum satınalma operasyonlarına da etki eder. Acil satınalmalar gündeme gelir ve topyekun zamana karşı bir mücadele verilir.

 

Ä°ÅŸletmelerde acil satınalımların yanı sıra planlı satınalımlar da bulunmaktadır. 
Åžimdi planlı satınalımlara kısaca bir göz atalım. ÇeÅŸitli biliÅŸim hizmetleri, tesis bakım hizmetleri ve idari iÅŸler kontrolünde olan alanlar örnek verilebilir. Ä°ÅŸletmelerde birçok hizmet anlaÅŸmasının ne zaman biteceÄŸi ve yenileneceÄŸi aylar öncesinden bellidir. Talep sahibi birim ve satınalma koordinasyon halinde gerekli hazırlıklar yapar. Çok büyük bir sürpriz yoktur. Tamam ya da devam kararları için gerekli deÄŸerlendirme periyodu bulunmaktadır. 

 

MesleÄŸin DoÄŸruları Üzerine…

Talep sahibi ve iÅŸletme kültürü ile ilgili deÄŸerlendirmelerden sonra biraz da mesleÄŸin doÄŸru icrası üzerine konuÅŸalım. Süregelen iÅŸletme faaliyetleri içerisinde satınalma mesleÄŸini icra ederken, gerçekleÅŸen iÅŸ alışkanlıkları, personel davranış ve tutumları için bir ÅŸeyler söylemeyecek miyiz? Elbette söyleyeceÄŸiz.

 

“Önce iÄŸneyi kendine sonra çuvaldızı baÅŸkasına batır” sözü bu yazıda ters iÅŸledi. 
Ä°ÄŸneyi önce talep sahibini batırdık çünkü satınalma iÅŸi talep sahibi ile baÅŸlıyor. Åžimdi çuvaldızı kısmına geldik. 

Kurumun satınalma politika ve uygulamaları mesleÄŸin algılanmasında çok önemli ipuçlarını barındırır. Satınalma mesleÄŸinin güven vermesi, firmanın en tepesinden baÅŸlayarak sektördeki konumu ile doÄŸrudan baÄŸlantılıdır. Sektörde yer alan paydaÅŸlara ve tedarikçilere saygı duyulması, yapılan her iÅŸte çözüm odaklı ve yapıcı hareket edilmesi iliÅŸki kalitesini ve prestijini belirler. Tedarikçilerin gözünde köklü, güvenilir firma demek ticarette sözünde durmak demektir. KuÅŸkusuz bunun en önemli göstergesi tedarikçilere ödemelerin tam ve zamanında yapılmasıdır. 

Sistemin kurulması; bölüm organizasyonu, yetkilerin belirlenmesi, iÅŸ süreçleri ve fiili akışların yapılandırılması yine tepe yönetimin uhdesindedir. Satınalma mesleÄŸini icra edenlerin seçimi, yetiÅŸtirilmesi ve istihdam edilmeleri yönetimsel bir sorumluluktur. Ä°lgili personelin seçiminde sektörel deneyim, mesleki bilgi ve birikim büyük önem arz eder. 

Her alanda olduÄŸu gibi mesleki olgunluÄŸun ayrılmaz parçaları saÄŸlam iÅŸ ahlakı, dürüstlük ve güvenilirliktir. Satınalma çalışanlarının bir ayağı ÅŸirket içerisinde bir ayağı ise ÅŸirket dışarısındadır. Ä°ÅŸin gereÄŸi olarak sektördeki geliÅŸmeler, yeni tedarikçiler ve yeni malzemeler sürekli takip edilmek zorundadır. Sektör paydaÅŸları ile iletiÅŸim ve sürdürülebilir iliÅŸkiler açısından bakıldığında mesleki olgunluk firmayı doÄŸru temsil edebilmektir. Ehil olmayan kiÅŸilerin seçimi ve çalıştırılması firma operasyonları kadar firma itibarına da zarar verir.
 
MesleÄŸin yürütücüleri, talep sahibi iç müÅŸterilerden baÅŸlayarak tedarikçi iliÅŸkilerine, sözleÅŸmelerden teslimata kadar satınalma döngüsünün her bir evresine olması gerektiÄŸi gibi özenle sahip çıkmalıdır.  Takip etme, izleme, kontrol, sürdürülebilirlik ve hesap verebilirlik iÅŸin doÄŸasını oluÅŸturmaktadır. Satınalmada mesleki olgunluk, yapılan iÅŸe, kuruma, bölüme ve tedarikçilere saygı duymaktır. 

            Devam edeceÄŸiz …

 

         Prof. Dr. Murat ERDAL 

B2B Ä°Åž & TÄ°CARET PLATFORMU 
 http://www.BuyerNetwork.net